Stellenbeschreibung

DigitasLBi – die Einhorn-Agentur. Als eine der weltweit größten Marketing- und Technologie-Agenturen unterstützt DigitasLBi führende Marken und Unternehmen dabei, sich im digitalen Zeitalter neu zu erfinden. Mit mehr als 7.000 Mitarbeitern weltweit und über 180 Digitalexperten im deutschsprachigen Raum an den Standorten Köln, Berlin, Hamburg, München und Zürich bieten wir das gesamte Leistungsspektrum einer Full-Service-Digitalagentur. Wir verschaffen unseren Kunden Präsenz an allen digitalen Touchpoints. Dabei ist es unser Ziel, Marken Einzigartigkeit zu verleihen. Unser Lieblingstier ist deshalb das Einhorn. Es überstrahlt den Rest, versprüht Wildheit und Magie. Uns ist es nicht nur wichtig, dass wir über die Verknüpfung von Kreativität, Technologie und Media eine Marke grenzenlos erlebbar machen. Wir suchen vielmehr das Besondere für den schnellsten Weg zu Innovation und nachhaltigem Wettbewerbsvorteil. Die Frage nach dem "What's next?!" steht deshalb im Zentrum unseres Denkens. Das Einhorn kennt die Antwort – und den Weg dahin. Wir freuen uns sehr dich kennenzulernen! Für unseren Standort in Köln suchen wir dich als Vorstandsassistenz / Executive Assistant (w/m) Das willst du machen Du unterstützt und entlastest unseren Vorstand (CEO) in organisatorischen und administrativen Aufgaben und repräsentierst das Unternehmen professionell im Umgang mit Geschäftspartnern. Du sorgst für die zuverlässige Vor- und Nachbereitung von Terminen (Koordination, Protokoll, Wiedervorlage, Einfordern und Zusammenstellen von Meetingunterlagen), unterstützt bei der Informationsbeschaffung und dem Informationsmanagement und erstellst eigenständig Präsentations- und Entscheidungsvorlagen. Du verfolgst aktiv interne Arbeitsabläufe (Reporting, Projektlisten, Urlaubsplanung, Zielvereinbarungen), hältst Termine nach und organisierst die Ablage (schriftlich/elektronisch) und die Wiedervorlage. Außerdem gehören allgemeine Bürotätigkeiten wie die telefonische und schriftliche Korrespondenz (Deutsch und Englisch) und die Organisation von Dienstreisen und Terminen einschließlich der vorbereitenden Reisekostenabrechnung zu deinen Aufgaben. Für diese besondere Vertrauensposition suchen wir eine Person, die bereits unter Beweis gestellt hat, dass sie dieser anspruchsvollen Aufgabe souverän entgegentreten kann und unserem Vorstand eine wertvolle Unterstützung ist. Voraussetzung und Qualifikation * Ein erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, idealerweise mit fremdsprachlichem Hintergrund * Mehrere Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem dynamischen, internationalen Umfeld * Du arbeitest gerne selbstständig und in einer zuarbeitenden Rolle, stellst dich schnell auf geänderte Anforderungen in einem sich schnell verändernden Umfeld ein und behältst die Übersicht * Deine Arbeitsweise zeichnet sich auch unter Druck durch Genauigkeit und Zuverlässigkeit aus, wobei du dich und andere souverän organisierst * Die Relevanz von Informationen beurteilst du sicher und gehst diskret mit sensiblen, vertraulichen Informationen um * Du findest leicht Zugang zu anderen, agierst freundlich, professionell und diplomatisch und kommunizierst jederzeit sicher auf den unterschiedlichsten Ebenen. Absolute Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion sind für dich selbstverständlich * Ein selbstverständlicher Umgang mit dem Internet sowie MS-Office-Produkten (sehr sicher in Outlook und PowerPoint